Konzentriert arbeiten mit diesen 12 Tipps

Effektiv arbeiten heißt konzentriert arbeiten

Zugegeben, so richtig konzentriert arbeiten – das ist mir oft schwer gefallen. Leider steht effektiv arbeiten und konzentriert arbeiten in direktem Zusammenhang. Wem das eine nicht gelingt, wird das andere nicht bekommen.

Da steht ein duftender Kaffee in Reichweite. Alle Unterlagen sind vorbereitet und es läuft angenehme, beruhigenden Musik. Ein Kunde möchte eine Firmenhomepage erstellen lassen, ich habe fünf Stunden Zeit für das Setup. Eigentlich eine perfekte Situation. Dann blinkt das iPhone auf – eine iMessage will gelesen werden. Da stehen Neuigkeiten, denen ich unbedingt nachgehen muss. Klasse, endlich kommt auch die E-Mail-Antwort, auf die ich so lange gewartet hatte. Ich antworte deshalb sofort. Was gemacht ist, ist gemacht. Die belanglosen Mails lösche ich gleich. Ich möchte nämlich Ordnung, weil Ordnung wichtig ist. Deshalb entferne ich die unnötigen Mails, die heute eingegangen sind. Nach all diesen Aktionen habe ich das Gefühl, ich habe etwas und gleichzeitig nichts erreicht. Kennen Sie das Gefühl?

Die Gefahr ist groß. Denn wenn Sie nicht aufpassen, können Sie den ganzen Tag mit oberflächlichen Aufgaben verbringen. Damit Ihnen das nicht passiert, finden Sie hier 12 Tipps mit denen Sie garantiert konzentriert arbeiten können. Es sind kleine Änderungen mit großer Wirkung.

1. Ihr Anti-Zeitplan zum konzentriert arbeiten

Antizyklisch handeln bedeutet Aktien kaufen, wenn alle verkaufen. Urlaub machen, wenn die Urlaubsziele leer sind.  Mit einem Anti-Zeitplan übertragen Sie diese Handlungsweise in Ihren Berufsalltag. Zum Beispiel können Sie arbeiten, wenn sich alle anderen Mittagspause machen. Sie können spät kommen und spät gehen um die leeren Abendstunden zu nutzen.

Der Vorteil: Sie erhalten deutlich weniger Emails, Anrufe und andere Störungen, weil niemand erwartet, dass Sie in dieser Zeit arbeiten.  Antizyklisch arbeiten bedeutet aber auch, dass Sie das klingelnde Telefon auch mal ignorieren dürfen. Schließlich erwartet niemand, dass Sie zu dieser Zeit überhaupt erreichbar sind. Es kann sogar sinnvol sein, einen Teil der Arbeit ins Wochenende zu verlagern, weil Sie Aufträge dann schneller und effizienter durchziehen können. Vor allem sind Sie in dieser Zeit ungestört.

Ihr Zeitplan muss natürlich auch Pausen beinhalten. Ein sehr erfolgreiches Pausenkonzept ist die Pomodoro-Technik. Hierfür stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten und nutzen diese zum konzentriert arbeiten. Klingelt der Timer, so nehmen Sie sich 5 Minuten für eine Abwechslung. Sie können gemütlich einen Tee trinken oder eine Yoga Übung durchführen. Ein kurzes Nickerchen ist ebenfalls erlaubt. Nach 5 Minuten starten Sie die nächste Sequenz. Nach 4 Sequenzen gönnen Sie sich eine Pause von 30 Minuten. Nutzen Sie diese Pause bitte wirklich für sich und für Ihr Wohlbefinden. Sie werden feststellen, dass Sie mit der Pomodoro Technik plötzlich viel konzentrierter arbeiten können.

2. Fokussiert und effektiv arbeiten

Die Pomodoro Technik teilt Ihre Arbeit in 25 Minuten Portionen. Es ist deshalb wichtig, dass Sie diese 25 Minuten konzentriert arbeiten und möglichst wenig unterbrochen werden. Hierzu gehört vor allem, dass Sie Ihr nötiges Arbeitsmaterial in Reichweite haben. Gleichzeitig bedeutet dies, dass alles weg muss, was ablenken könnte. Ein paar Beispiele hierzu:

• Kugelschreiber, Stifte und Post-It’s in eine Schublade am Schreibtisch
• Ein Block für Notizen in Reichweite
• Die Symbole auf Ihrem Desktop in Ordner ablegen. So finden Sie schnell, was Sie brauchen ohne abgelenkt zu werden.

Das Arbeitsumfeld ist wichtig. Erfolgreiche Firmen achten deshalb genau auf die Ausstattung und Gestaltung der Arbeitsplätze. Sie haben es selbst in der Hand und können durch kleine Handgriffe das Umfeld optimieren. So können Sie sich fokussieren und konzentriert arbeiten.

3. Das Wichtigste zuerst

Definieren Sie ihr persönliches Ziel des Tages. Dieses Ziel ist besonders wichtig oder es quält Sie, weil Sie die Aufgabe schon länger vor sich her schieben. Das Ziel des Tages ist ihre wichtigste Aufgabe heute und deshalb Prio 1.

Was bringt Ihnen das? Nun, wenn das Ziel des Tages erledigt ist, fühlt sich das einfach gut an. Die wichtige Arbeit ist erledigt. Der große Brocken ist weg. Die unangenehme Tätigkeit erledigt. Glauben Sie mir, das befreit, weil es den Kopf frei macht. Denn klar ist: Sie könnten auch mit den kleinen netten Dingen beginnen. Viel Masse weg schaufeln um sich dann zum Schluss auf den Endgegner zu stürzen. Aber sind wir mal ehrlich: je länger Sie das Problem vor sich her schieben, desto schlimmer wird es. Zudem blockiert das schlechte Gewissen und der Gedanke an die unangenehme Aufgabe zusätzlich. Konzentriert arbeiten wird damit nahezu unmöglich.

Schreiben Sie die drei wichtigsten Dinge auf, die Sie heute tun müssen. Von diesen drei Aufgaben markieren Sie eine als das “Ziel des Tages”. Mit diesem Ziel beginnen Sie und knüpfen sich anschließend eine der kleineren Dinge vor. Nachdem Sie die große, hässliche Aufgabe bereits bewältigt haben, werden sich die anderen klein und einfach anfühlen.

4. Zeit für dies und das

Manchmal bin ich total genervt. Das passiert immer dann, wenn permanent Nachrichten ankommen, ich gleichzeitig telefoniere und parallel Skype aufploppt. Leute, ich kann mich nicht zerteilen!

Skype, iMessage, Email und das Telefon wurden erfunden, um mir die Arbeit zu erleichtern. Das tun diese Dienste auch hervorragend, wenn man sie sauber voneinander trennt. Nehmen Sie sich deshalb Zeit, in der Sie nur Emails bearbeiten. Definieren Sie Zeit, in der Sie alle wichtigen Anrufe durchführen und clustern Sie so den Tag. Wenn Sie nach der Pomodoro Methode arbeiten, eigenen sich die 25 Minuten Boxen perfekt hierfür.

Wenn Sie den antizyklischen Zeitplan nutzen, dann haben Sie Zeitboxen die sich mit der Arbeitszeit der “regulären” Zeit überlappen. Diese Zeit nutzen Sie für Kommunikation, weil Sie hier die höchste Erfolgsquote erzielen werden. Außerdem werden Sie nicht gestört so lange Sie telefonieren, weil das Telefon dann bereits belegt ist.

Auf diese Weise sichern Sie sich auch die wertvollen Antizyklischen Zeitboxen für konzeptionelles Arbeiten. Allgemein für Tätigkeiten, in denen Sie Ruhe brauchen und konzentriert arbeiten möchten.

Worauf es ankommt, ist also ein für Sie guter Mix. Die einzelnen Zeitboxen sollten in sich homogen sein aber Abwechslung mit sich bringen. Achten Sie auch auf ihr persönliches Wohlbefinden. Nach dem Mittagessen haben wir oft einen Durchhänger, da ist eine Zeitbox mit einfacheren Aufgaben deshalb gut platziert während Sie ab 17:00 nochmal richtig kreativ werden können.

Ganz wichtig: schalten Sie alle Kommunikationskanäle ab, wenn Sie nicht erreicht werde möchten. Setzen Sie sich in Skype auf “nicht stören” und das Telefon auf stumm. Die Welt wird es überlegen, wenn Sie ein paar Stunden nicht erreichbar sind. Besonders, wenn Sie in dieser Zeit tolle Erfolge bei wichtigen Aufgaben erzielen.

5. Vorbereiten und Durchstarten

Zugegeben, ich bin kein morgen Mensch. Ich schlafe gerne. Um konzentriert arbeiten zu können, brauche ich diesen Schlaf. Was brauchen Sie, um sich auf den Arbeitstag vorzubereiten? Manche Menschen beginnen den Tag mit Fitness, manche gehen Laufen und andere starten gemütlich. Sie können auch ein Kapitel Ihres Lieblingsbuches lesen und dazu eine Tasse Kaffee trinken. Oder Dehnübungen auf dem Balkon machen.

Die morgendliche Routine muss nicht kompliziert sein. Es können einfache Dinge sein, die Ihnen gut tun. Wählen Sie einfach ein oder zwei Dinge, mit denen Sie sich wohl fühlen. Diese Aktionen sind Ihre Morgenroutine. Solche Routinen sind wichtig, weil wir als Mensch Gewohnheitstiere sind. Sie geben uns Stabilität. Es ist außerdem wichtig, entspannt und positiv in den Tag zu starten. Mit Routinen die Ihnen gut tun erreichen Sie genau dies. Einen guten Start. Wenn der Start gut ist, wird auch der Tag von Erfolg gekrönt sein.

Nun liegt es an Ihnen. Überlegen Sie sich eine schöne Morgenroutine. Gemütliches Duschen mit Musik oder eine Runde Laufen im Park? Sie stehen im Mittelpunkt. Sie entscheiden, denn es ist Ihre persönliche Routine. Ihr Erfolgsgeheimnis für einen erfolgreichen Tag!

6. Ergebnisse simulieren

Egal, wie gut Sie in den Tag starten, es wird Aufgaben geben, die nicht so prickelnd sind. Hier kann Ihnen Methode 3 (“Das wichtigste zuerst”) helfen aber es ist nur menschlich, dass wir uns um Aufgaben drücken möchten, die schwierig oder konfliktbehaftet sind.

Eine sehr gute Methode ist deshalb “Ergebnisse simulieren”. Hierbei stellen Sie sich das Endergebnis vor. Was passiert, wenn die Aufgabe erledigt ist? Wie fühlt es sich an? “Ich kann dieses langwierige Projekt endlich abschließen und mich dann auf neues Konzentrieren.” Wie sieht das Ergebnis aus? Es fällt viel leichter, eine Aufgabe anzupacken, wenn das “Warum” klar ist.

Gleichzeitig sollten Sie sich auch vor Augen halten, was passiert, wenn die Aufgabe nicht erledigt wird. “Es zieht sich noch länger hin, der Sachverhalt wird immer komplexer.” Oder “Die Emotionen kochen hoch, wenn wir das jetzt nicht klären.”

In beiden Fällen ist es durchaus sinnvoll, das Ergebnis zu simulieren. Es erleichtert den Start und kann gleichzeitig hilfreicher Ideenspeicher für die Problemlösung sein. Diese Methode ist deshalb in mehrfacher Hinsicht effektiv und nützlich.

7. Kopf frei machen

Bitte einmal frei machen. Gemeint ist ihr Kopf. Es geistern immer wieder Themen durch unseren Kopf. Offene Punkte, die noch erledigt werden möchten, private Angelegenheiten und natürlich Ideen die verwirklicht werden sollen. Unser Gehirn läuft auf Hochtouren. Es ist deshalb nur normal, dass hierbei Fehler passieren.

Ich selbst habe ein ganz einfaches Instrument für mich entdeckt: Zettel und Stift. Wer mich kennt, wird deshalb auch die kleinen Blöcke kennen, auf denen ich Notizen sammle. Es funktioniert wie eine Liste. Alles was mir in den Kopf kommt, notiere ich dort als Stichpunkt. Ist etwas erledigt hake ich es ab. So habe ich jederzeit die Gewissheit, dass jeder Gedanke erhalten bleibt. Das gibt mir Sicherheit, weil ich weiß dass die offenen Punkte ewig dort stehen können. Der Block hilft mir aber auch, die Zeitblöcke für die Pomodoro Methode zu planen.

Am Ende des Tages prüfe ich die Liste. Was ist erreicht? Welche Punkte sind obsolet und was nehme ich für den nächsten Tag mit? Ich frage mich auch “was habe ich heute gelernt?”. Diese Frage ist spannend denn es gibt jeden Tag kleine Erkenntnisse und Schritte nach vorne. Glauben Sie mir: das motiviert! Mit Listen können Sie wirklich effektiv arbeiten!

8. Freizeit ist produktiv

Wir brauchen Pausen. Wer hätte das gedacht? Je mehr und je härter wir arbeiten, desto wichtiger sind Pausen. Hierzu gehören die kleinen Pausen der Pomodoro Methode ebenso wie die Mittagspause zum abschalten. Vor allem aber auch Urlaub. Auszeit ist ein Teil der Produktivität, weil Sie unsere Leistungsfähigkeit erhält. Auszeit und Pausen sind aber vor allem wichtig, weil Sie Burnout vermeiden.

Ein einziger Burnout kann die Ergebnisse von Jahren zerstören. Ich habe in meinem Umfeld leider mehrere Burnouts erlebt und kann deshalb nur davor warnen. Das Risiko ist hoch und Absturz schmerzhaft.

Das Rennen gewinnt nicht, wer am längsten im Büro sitzt sondern wer seine Zeit effektiv nutzt.

Wir müssen zunächst unseren eigenen Rhythmus kennen lernen. Wir alle haben Energie und Ruhe Zeiten. Es gibt Tage in denen wir gut drauf sind und etwas mehr leisten können und andere Tage die nicht so funktionieren. Beides gehört dazu und will respektiert werden.

In Methode 7 “Kopf frei machen” hatte ich die Listen beschrieben, die so hervorragend funktionieren. Wenn ein Punkt erledigt ist, haken Sie diesen ab und notieren daben Ihre Stimmung. Ein + oder ++ oder ein – wenn sie sich genervt fühlen.

Verfolgen Sie Ihre Stimmung und Leistung für ein paar Wochen. Sie werden Trends entdecken. Fällt die Stimmung, ist es Zeit für Urlaub oder Abwechslung. Ein Tag in der Therme, ein Kurzurlaub in den Bergen oder eine große Reise. Sie haben viel geleistet – das zeigt Ihnen Ihr Aufgaben Block. Es ist Ihnen deshalb gegönnt, Auszeit zu nehmen, wann immer Sie diese brauchen.

9. Training

Machen Sie Sport? Dann trainieren Sie sicher regelmäßig. Das ist wichtig, um Technik, Ausdauer und Kraft zu verbessern. Schwimmer schwimmen eine Bahn mehrere hundert mal, um eine leichte Drehbewegung der Hand zu optimieren und so die entscheidenden Sekunden zu gewinnen.

Talent ist wie ein Muskel. Je öfter man ihn trainiert, desto stärker wird er.

Mir gefällt dieses Zitat, weil es das selbstverständliche vom sportlichen Training auf unseren Berufsalltag überträgt. Auch die Techniken, die Sie in diesem Artikel lernen, gehören dazu. Einmal lesen wird nicht ausreichend um erfolgreich arbeiten zu können. Wenn Sie den Text nur überfliegen, dann ist das als würden Sie eine Mitgliedschaft im Fitnessstudio haben und nie hin gehen.

Versuchen Sie deshalb, die eigene Konzentration zu stärken. Jeden Tag etwas besser werden. Nutzen Sie Zettel und Stift und die Pomodoro Methode. Setzen Sie Pausen und erholen Sie sich. So stärken Sie Ihr Talent, konzentriert arbeiten zu können.

10. Mit Meditation konzentriert arbeiten

Meditation wird oft in die Esoterische Ecke gestellt. Dabei funktioniert Meditation gerade im beruflichen Kontext sehr effizient. Ein Beispiel:

Sie nutzen die Pomodoro Methode. Die 25 Minuten sind abgelaufen, nun stellen Sie einen Timer für fünf Minuten. Wenn Sie Ihren Kopf in diesen Minuten auf alles richten, was Sie beunruhigt, vergehen diese fünf Minuten trotzdem. Sie können die Zeit nicht zurückbekommen. Sie haben Zeit verschwendet, die Sie zum Entspannen hätten verwenden können. Sie sind immer noch ängstlich und überhaupt nicht erfrischt.

Eine kurze Meditation hingegen kann Wunder wirken. Legen Sie die Hände auf den Bauch und formen Sie ein Trapez. Es muss kein Schneidersitz sein, wenn Sie gemütlich auf einem Stuhl sitzen, geht das auch. Atmen Sie nun tief ein. Halten Sie die Luft kurz an und stoßen Sie wieder aus. Nun atmen Sie wieder tief ein, halten die Luft und stoßen Sie aus. Diese Übung führen Sie eine Minute lang durch.

11. Effektiv arbeiten heißt Vorteile nutzen

In jeder Aufgabe steckt etwas, das Spaß macht. Jede Aufgabe hat auch Vorteile und positive Aspekte. Doch mit der Zeit neigen wir dazu, uns an den negativen Punkten aufzureiben. Kennen Sie das?

Effektiv arbeiten heißt deshalb, den Fokus zu verändern. Wenn Sie beispielsweise ein herausforderndes Projekt abschließen, haben Sie eine neue, frische Referenz für Ihr Portfolio. Sie beeindrucken Ihren Kunden und gewinnen durch Weiterempfehlung einen neuen Auftrag. Es können auch Situationen aus dem privaten Umfeld sein. Sie finden eine tolle Playlist und plötzlich macht Aufräumen wieder Spaß. Sie gehen nach vielen Jahren mal wieder Schlittschuh laufen und sprühen vor Freude. Beispiele gibt es viele. Auf den Fokus kommt es an.

12. Druck abbauen

Werden Sie nervös oder arbeiten Sie am besten unter Druck? Nehmen Sie sich für manche Aufgaben zu viel Zeit oder rennen dann den Aufgaben hinterher? Es ist schwer den produktivsten Mittelweg zu finden. Zumal Druck oftmals auch eine Form von Motivation sein kann.

Die wenigsten Tage verlaufen perfekt. Wenn Sie Ihre Zeit mit Bedacht geplanen haben, dann ist es nicht schlimm, wenn es am Ende doch nicht klappt. Wir leben in einer komplexen Welt, es gibt deshalb immer ungeplante Einflüsse. Machen Sie sich deshalb keine Vorwürfe und keinen Druck.

Wenn’s mal nicht so läuft, ist das vollkommen in Ordnung. Wichtig ist nur, aus den Fehlern zu lernen.

Effektiv arbeiten heißt konzentriert arbeiten

Produktivitätsmethoden sind vergleichbar mit Diäten.

1. Sie funktionieren grundsätzlich alle aber nur, wenn wir sie auch wirklich anwenden.
2. Nicht jede Diät passt zu jedem Menschen. Nicht jede Methode zu jeder Person.
3. Diäten die uns zwingen, halten wir langfristig nicht durch. Methoden die uns widerstreben werden wir deshalb schnell verwerfen.

Picken Sie sich deshalb zwei Methoden heraus. Zwei Dinge, die Sie ab heute ändern möchten. Setzen Sie genau diese zwei Punkte konsequent um. Sie werden die Veränderung spüren und es glauben Sie mir: es fühlt sich gut an.

Sobald diese zwei Methoden voll in Ihren Alltag integriert sind, lesen Sie diesen Artikel erneut und picken sich wieder zwei Methoden heraus. Sie können diese Methoden auch abwandeln. Wenn Sie statt Zettel und Stift lieber eine App nutzen möchten, tun Sie es. Wenn Sie statt “Atemtechnik” eine andere Meditation mehr zusagt, dann wählen Sie eine andere. Spielen Sie mit den Techniken und finden Sie somit Lösungen, die für Sie passen.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim konzentriert arbeiten!